תכנית פעולה, או אם תרצו ניתן לקרוא לה גאנט פעילות. הרבה מבלבלים בין זו לבין התכנית העסקית, אך קיים הבדל גדול ביניהן, ובמקום להסביר על ההבדל מפורט כאן הסבר על השלבים לביצועה שימחיש זאת הלכה למעשה. כך או כך תכנית הפעולה תבוא כעוקבת לתכנית העסקית ותבטא את הפעולות הדרושות למימוש התכנית העסקית. ליצירת תכנית עסקית >>

נתחיל בלהבין מתי חשוב ליצור כזו תכנית ואיך ניגשים לכתיבתה. כל עסק, קטן וגדול כאחד, יהנה מתכנון טוב של הפעולות המקדמות את יעדיו. התכנון של הפעולות הדרושות יאפשר מיקוד, ניהול יעיל של המשאבים, ניהול זמן מיטבי, ובסופו של דבר יקרבו להגשמה ולהשגת היעדים כפי שהוגדרו.

1. הגדרת החזון ורוח החברה או המיזם, כפי שמצוינים בתכנית העסקית. כמו גם היעדים הרצויים להשגה. זה הזמן לרדת לרמת פירוט גבוהה יותר בהגדת היעדים מאלו שהוגדרו בתכנית העסקית, ולוודא שהיעדים המצוינים מורכבים מיעדים כמותיים, כמו יעדים כספיים (הכנסה חודשית ממוצעת רצויה או הכנסה מכל מוצר/ שירות), יעדי פרויקטים (איזה פרויקט/ עבודה עשויים להוות אבן דרך וקפיצת מדרגה מקצועית?) ויעדים איכותיים, כמו האווירה בחברה או המוניטין, ואפשר גם יעדים אישיים לדוגמת מידת הביטחון העצמי שאחזיק. היעדים יפורטו בבהירות עם המועד הרצוי להשגתם.

2. מתיחת גאנט שנתי, זאת אומרת שרטוט ציר זמן המחולק לחודשי השנה, ובו נסמן את עיקרי המועדים הקיימים לאורך השנה ושרלוונטיים לקהל היעד שלנו, כמו חגים, ימי זיכרון, ימים בינלאומיים חשובים- בהם נרצה להימנע מפעילות או להגביר פעילות מסוימת.

3. החלטה על האירועים והיעדים המשניים שמחזיקים את היעדים שהצבנו ברמה החודשית וסימון על גבי הגאנט את מועדיהם עם שם האירוע/ היעד כפי שהחלטתם. הצורה שבה עושים זאת בצבא נראית בעיני האפקטיבית והממחישה ביותר עד היום, והיא לתלות את ציר הזמן האופקי על קיר, כך שייראה ברור ומוחשי. זה הזמן להחליט על האירוע שתרצו ליצור לכבוד יום העצמאות למשל, שיכול להיות ברמת אירוע ללקוחות ויכול להיות ברמת ניוזלטר שנושא תוכן מקושר ולסמנו על פני הגאנט, וזה גם הזמן להגדיר ולסמן את מיני היעדים שמובילים את דרככם לאותם יעדים שנתיים שהצבתם. לדוגמה: ב- 19/4, יום העצמאות, סימון על גבי הגאנט את אירוע לקוחות ה VIP בבית העסק (שיכלול הרצאת תוכן מעשירה, קייטרינג, הסבר קצר על העדכונים המרגשים בעסק והזמנה לרכוש במחיר מופחת ליום זה, והכנת מתנה סמלית וממותגת כאות תודה לבואם).

4. פירוט כלל הפעולות הדרושות לשם השגת היעדים- תפעוליות, שיווקיות, כמו גם השגת ידע חסר או שיתוף פעולה אסטרטגי. מדובר ביצירת טבלאות לכל יעד ולכל מיני יעד.
לדוגמה, אם הגדרנו יעד שנתי של הגברת הכנסה ממוצר מסוים ב 20%, אז נציין את כל הפעולות וערוצי השיווק שיקדמו זאת, שעות העבודה, התדירות ומשאבי האנוש הדרושים לשם כל פעולה. נציין גם את המשמעויות התפעוליות, כמו גיוס עובדת נוספת החל ממועד מסוים בשל צפי עלייה בעומס בשל פעולות השיווק שנבצע. או אם הצבנו מטרה לקיים אירוע לקוחות ב-19/4 אז אלו הכנות דרושות בכדי שזה אכן יקרה? מתי יש צורך ליצור קשר עם ספקי קייטרינג, הכנת מתנה עם לוגו המותג, איתור מרצה מתאים וססגוני, האם יש צורך לסדר שונה את המקום לקראת בואם של הלקוחות? ואלו מוצרים יכללו בהנחה שתינתן באותו היום, והאם יש צורך להטמיע זאת במערכות המחשוב של העסק או לעשות ישיבת עדכון לכלל העובדים והמעורבים בדבר. מלבד זאת- באלו ערוצי שיווק ניידע את הלקוחות? רשת חברתית, עדכון האתר ושליחת ניוזלטר, אולי טלפונים ישירים ללקוחות מסוימים? זאת אומרת, כל הפעולות תירשמנה החל ממועד האירוע אחורה לזמן בו נתחיל בעשייתן- באחריות מי ייעשה מה, וכמה שעות כל פעולה אורכת ובאיזו תדירות.

5. השלב שיהפוך את התכנון לפרקטיקה- נשבץ ביומן את כל המשימות שפירטנו בטבלאות ברמה יומית. ההמלצה היא לסמן בצבע נפרד את המשימות שמקדמות את האירועים והיעדים שמקושרים לגאנט מצבע הפעולות המקושרות ללקוחות הנוכחיים ולעבודה השוטפת.

6. מדי שבוע ניצור התבוננות על התקדמותנו למול היעדים, מיני היעדים והגאנט המסומן ונדייק את דרכנו- נסיק מסקנות ונשפר את אופן ההתנהלות, ונוסיף פעולות שלא תכננו בטרם עת.

7. אז למען הבהירות, תכנית עסקית מאפשרת התבוננות על הרעיון והמודל העסקי, בחינת רווחיותו והגישה שתביא הצלחה, בעוד תכנית הפעולה מביאה לידי ביטוי את הטקטיקה- האופן שבו בפועל נבטא את האסטרטגיות כפי שצויינו בתכנית העסקית, וניישם את צעדינו בדרך להשגת היעדים. תכנית פעולה מפורטת ומעמיקה תהוה העוזר #1 לכל בעל ובעלת עסק.

בהצלחה!

קורין גולד- מגדים
המייסדת והמובילה המקצועית של דבלופה (developpe) הבית לפיתוח העסק, יזמות וקידום קריירה